“We hebben bijna nooit echt een crisis, daardoor hebben de meeste mensen geen crisiservaring.” Dat hoor ik regelmatig bij organisaties waar ik kom. Maar als we doorpraten blijkt dat er wel degelijk incidenten en crisisjes zijn, maar dat die niet opgepakt worden in de crisisorganisatie maar in een afgezwakte vorm daarvan. Een woordvoerder gaat samen met een omgevingsanalist aan de slag, soms nog geholpen door een redacteur. Eigenlijk is het dus een crisiscommunicatieteam-light. Ik noem dit ‘het grijze gebied’.
Als je bijna alle gebeurtenissen afhandelt in het grijze gebied, dan bouw je als organisatie inderdaad weinig crisiservaring op. In elk geval, weinig crisiservaring volgens de structuren en werkwijze in de crisisplannen.
Het is ook logisch dat we steeds in het grijze gebied terecht komen. Dat is makkelijker en natuurlijker dan het ‘grote’ besluit nemen om op te schalen naar een volledig crisisteam. Maar ondertussen hebben we wel last hiervan, want als we echt met die grote crisis te maken krijgen is het voor iedereen nieuw.
Wat kunnen we hier nu aan doen? Moeten we stoppen met werken in het grijze gebied? Mijn advies zou zijn om duidelijker een keuze te maken. Of wij werken liever in de ‘light’ versie van het crisiscommunicatieteam, maar dan moet daarin ook getraind en geoefend worden. En moet je deze organisatievorm ook gebruiken bij de echte grote crises. Of je moet toch wat vaker besluiten om ook bij kleinere gebeurtenissen te gaan werken met het crisiscommunicatieteam zoals dat beschreven staat in het plan. Dan kunnen alle collega’s in hun rol meer ervaring opdoen.
Met de Klaar voor elke Crisis-methode denken we ook hierover mee. In het ideale plaatje werken we toe naar een communicatieteam dat een crisis-mindset heeft. Een team dat snel een crisis kan signaleren en herkennen, snel kan opschalen en direct goed kan analyseren, adviseren en reageren. En dan gaat het niet zozeer om wat in het plan staat, maar om de ‘Klaar voor elke Crisis’-cultuur van de organisatie.